DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ

Dernière mise à jour : 5 juin 2026

1. Responsable du traitement des données

L'application GestImmo est éditée par :

Square Services Sàrl
Ch. des Assenges 14, 1143 Pampigny, Suisse
Email : privacy@gestimmo.swiss
Téléphone : +41 21 811 55 40

Rôles selon la nLPD :
L'Organisation cliente (commune, association ou entreprise) agit en tant que Responsable du traitement pour les données de ses collaborateurs et, le cas échéant, de ses utilisateurs externes. Square Services Sàrl agit en tant que Sous-traitant technique, traitant les données exclusivement sur instruction de l'Organisation.

2. Données personnelles collectées

GestImmo collecte uniquement les données strictement nécessaires à la fourniture du service :

• Identité : Nom, Prénom.
• Contact : Adresse e-mail, numéro de téléphone.
• Localisation (optionnel) : Adresse postale, si nécessaire au traitement d'une demande.
• Contenu des messages : Texte libre saisi dans les demandes ou réponses, susceptible de contenir des données personnelles.
• Documents déposés : Fichiers importés par la Commune (baux, contrats, pièces jointes, etc.). Le contenu de ces documents relève de la responsabilité de la Commune qui les dépose. GestImmo les stocke sans en analyser le contenu.

GestImmo n'est pas conçu pour collecter des données sensibles au sens de l'art. 5 let. c nLPD (opinions politiques, données de santé, origine ethnique, etc.) de manière structurée. Toutefois, de telles données peuvent être saisies librement par les utilisateurs dans les champs de texte libre ou figurer dans les documents transmis à la Commune — leur traitement relève alors de la responsabilité de la Commune.

L'application ne dépose aucun cookie sur le terminal de l'utilisateur.

3. Finalités et base légale du traitement

Vos données sont utilisées exclusivement pour :

1. Gestion des demandes : Traitement, suivi et réponse aux demandes adressées à la Commune via GestImmo.
2. Authentification : Sécurisation de l'accès à l'application et vérification de l'identité de l'utilisateur.
3. Traçabilité : Conservation d'un historique des interventions à des fins administratives et techniques.
4. Notifications : Envoi d'alertes ou de mises à jour concernant les dossiers en cours par e-mail.

Base légale : L'Organisation traite vos données sur la base légale applicable à son activité : pour les communes et administrations publiques, le droit public fédéral et cantonal (art. 6 et 13 nLPD) ; pour les organisations privées (associations, entreprises), la nécessité contractuelle ou l'intérêt légitime (art. 6 et 13 nLPD). Square Services Sàrl, en tant que Sous-traitant, traite les données exclusivement sur instruction documentée de l'Organisation.

4. Durée de conservation et anonymisation

Conformément au principe de proportionnalité de la nLPD (Art. 6), les données personnelles ne sont conservées que le temps nécessaire à la fourniture du service :

• Durée d'activité : Les données personnelles sont conservées tant que le compte est actif ou qu'un dossier est en cours de traitement.
• Anonymisation sur demande : Toute personne concernée ou la Commune peut demander à tout moment l'anonymisation de ses données d'identification (Nom, Prénom, Email, Téléphone). L'Éditeur procède à cette anonymisation dans un délai de 30 jours suivant la demande.
• Révisions périodiques : L'Éditeur effectue des révisions régulières des données afin d'anonymiser les données d'identification des comptes qui ne sont plus nécessaires à la fourniture du service.
• Conservation de l'historique : Après anonymisation, l'historique est conservé sous une forme ne permettant plus l'identification (ex : « Utilisateur #XXXX »), à des fins de statistiques et de traçabilité technique.

5. Sauvegardes de sécurité

Afin de garantir la continuité du service et la protection contre la perte de données, des sauvegardes techniques chiffrées sont effectuées régulièrement.

• Chiffrement maîtrisé : Les sauvegardes sont chiffrées avant leur envoi via des clés GPG dont Square Services Sàrl détient seul la propriété. Elles sont illisibles pour les hébergeurs de backup.
• Stockage externalisé : Ces sauvegardes chiffrées sont répliquées sur l'infrastructure Backblaze et SwissBackup d'Infomaniak. Les services de sauvegardes ne reçoivent que du contenu chiffré illisible et ne dispose d'aucun moyen d'accéder aux données personnelles. Cette mesure de protection technique rend le transfert sans objet au sens de l'art. 16 nLPD — aucune donnée à caractère personnel n'est effectivement communiquée à un tiers.
• Intégrité des sauvegardes : Pour des raisons techniques impératives, il n'est pas possible de supprimer des données individuelles dans les sauvegardes sans en compromettre l'intégrité. Toute donnée anonymisée en production disparaîtra naturellement des sauvegardes au terme du cycle de rotation.
• Cycle de rotation : 1 sauvegarde quotidienne conservée 7 jours, 1 sauvegarde hebdomadaire conservée 4 semaines, 1 sauvegarde mensuelle conservée 12 mois. La durée de rétention maximale est de 12 mois.
• Surveillance : Les sauvegardes sont monitorées et régulièrement testées pour garantir leur restaurabilité.

6. Destinataires des données et transferts

Les données sont hébergées en Suisse, dans les datacenters d'Infomaniak à Genève.

Nous faisons appel aux sous-traitants techniques suivants :

Note sur Infomaniak : Infomaniak fournit une infrastructure non managée. L'accès aux serveurs est réservé à Square Services Sàrl. Infomaniak n'interagit pas avec les données applicatives. DPA officiel : https://www.infomaniak.com/documents/privacy/DPA/Accord_sur_le_traitement_des_donnees_(DPA).pdf

Note sur Backblaze : Les sauvegardes transmises à Backblaze sont chiffrées GPG par Square Services Sàrl avant tout envoi — Backblaze ne reçoit que du contenu illisible (transfert sans objet au sens de l'art. 16 nLPD). À titre de garantie additionnelle, Backblaze est certifié sous le Swiss-U.S. Data Privacy Framework.

Note sur Cloudflare : Le trafic web transite par les serveurs Cloudflare (terminaison TLS transitoire pour inspection de sécurité). Cloudflare peut conserver certaines métadonnées techniques et journaux nécessaires à la sécurité et à l'exploitation de ses services conformément à sa documentation contractuelle. Cloudflare est certifié sous le Swiss-U.S. Data Privacy Framework (en vigueur depuis le 15 septembre 2024, décision d'adéquation du Conseil fédéral), ce qui constitue la garantie la plus solide disponible pour les transferts vers les USA depuis la Suisse. Les transferts sont également encadrés par des CCT avec dispositions spécifiques pour la Suisse (Section 6.2(c) du DPA). Cloudflare maintient et publie la liste de ses propres sous-traitants (clause 4.4 du DPA), avec préavis de 30 jours avant tout changement : https://www.cloudflare.com/gdpr/subprocessors/ — DPA officiel (v6.4, avril 2026) : https://www.cloudflare.com/cloudflare-customer-dpa/

Note sur Mailgun : Pour assurer la délivrance des e-mails de notification, Mailgun Technologies, Inc. (USA, filiale de Sinch AB) traite le contenu des messages. Mailgun conserve le corps des messages jusqu'à 7 jours et les métadonnées (expéditeur, destinataire, objet, adresse IP) jusqu'à 30 jours. Mailgun n'est pas certifié sous le Swiss-U.S. Data Privacy Framework ; les transferts sont encadrés par des clauses contractuelles types (CCT) basées sur la Décision 2021/914/UE, avec dispositions spécifiques pour la Suisse (Section 12(c) du DPA). DPA officiel (v8, octobre 2025) : https://sinch.com/legal/terms-and-conditions/other-sinch-terms-conditions/data-processing-agreement/

Aucune donnée n'est vendue, louée ou transmise à des tiers à des fins commerciales ou d'analyse.

7. Sécurité des données et Privacy by Design

Conformément à l'art. 7 nLPD (protection des données dès la conception et par défaut), GestImmo intègre la protection de la vie privée dans son architecture même. Par défaut, seules les données strictement nécessaires à chaque fonctionnalité sont traitées. Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles rigoureuses :

• Chiffrement des données en transit (HTTPS/TLS).
• Chiffrement de bout en bout pour les sauvegardes (clés GPG privées maîtrisées en interne).
• Gestion stricte des accès (authentification forte, principe du moindre privilège).
• Isolation des données par tenant (base de données dédiée par commune).

8. Vos droits

Conformément à la nLPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : Connaître les données que nous détenons sur vous.
• Droit de rectification : Faire corriger des données inexactes.
• Droit à l'effacement : Demander la suppression de vos données, sous réserve des obligations légales de conservation et des contraintes techniques liées aux sauvegardes (voir Section 5).
• Droit à la limitation : Demander le gel du traitement dans les cas prévus par la loi.
• Droit à la portabilité : Recevoir vos données dans un format structuré et lisible. GestImmo propose des exports en format CSV directement depuis l'application. En cas de résiliation du contrat, la Commune peut recevoir une copie complète de ses données au format SQL (export de base de données, format ouvert et lisible).
• Droit de réclamation auprès du PFPDT : Toute personne concernée a le droit d'adresser une réclamation au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence si elle estime que le traitement de ses données contrevient à la nLPD : www.edoeb.admin.ch

À qui adresser votre demande :

• Pour toute donnée traitée dans le cadre de l'utilisation de GestImmo par une Organisation (demandes, devis, objets, réservations), l'Organisation est Responsable du traitement. L'utilisation des données personnelles par le personnel de l'Organisation relève de la seule responsabilité de cette Organisation, en dehors du périmètre de Square Services Sàrl. Adressez votre demande directement à l'Organisation concernée.
• Pour toute question relative à l'infrastructure technique, à la sécurité des données ou au fonctionnement de la plateforme GestImmo, contactez Square Services Sàrl à privacy@gestimmo.swiss.

Nous répondrons dans un délai de 30 jours.

9. Décisions automatisées

GestImmo ne prend aucune décision automatisée produisant des effets juridiques ou affectant de manière significative les personnes concernées au sens de l'art. 21 nLPD. L'anonymisation des données est effectuée manuellement sur demande ou lors de révisions périodiques et ne constitue pas une décision individuelle automatisée.

10. Modifications

Nous nous réservons le droit de modifier la présente déclaration pour rester conformes aux évolutions légales ou techniques. La version en vigueur est celle publiée dans l'application, avec sa date de mise à jour indiquée en en-tête.