étude de cas - option devis & travaux

Fini les demandes de travaux par téléphone et les factures sans contexte

Comment l’option Devis & Travaux a permis à une commune du district d’Aigle d’avoir une traçabilité complète de tous les travaux demandés, validés et facturés.

le problème concret

"Avant, nous recevions des factures sans même savoir précisément qui avait commandé ce travail, pour quels coûts."

Dans cette commune, les demandes de travaux auprès des prestataires étaient faites par téléphone, puis confirmées par email. Les informations se perdaient rapidement dans les transferts d’emails entre collègues. Et quelques semaines plus tard, une facture arrivait sans que personne ne sache exactement qui avait demandé quoi, à quel prestataire, ni pour quel montant prévu.

La fonctionnalité EN PRATIQUE

Un processus structuré, documenté et partagé

Avec l’option Devis & Travaux, chaque étape est centralisée dans GestImmo. De la demande initiale à la validation finale, tout est tracé, horodaté et accessible par tous.

Étape 01

La commune crée la demande de travaux

Liée à un bâtiment et à une installation précise, avec la description des travaux et les documents utiles.

Étape 02

Le prestataire soumet son devis

Sans besoin de compte GestImmo, le prestataire accède à la demande via un lien et dépose son devis directement dans la plateforme.

Étape 03

La commune valide

L'acceptation ou le refus est enregistré et horodaté. Le prestataire est notifié automatiquement.

Étape 04

L'intervention est liée au devis accepté

L'intervention correspondante est créée lorsque que le travail est effectué par le prestataire et elle est directement liée au devis.

Étape 05

La facture est transmise et validée dans GestImmo

Le prestataire transmet sa facture directement via GestImmo. Le responsable peut la valider en un coup d'œil : le devis, le travail effectué et la facture sont au même endroit. La facture est ensuite transmise au service communal concerné, déjà validée, pour procéder au paiement.

Les interventions en attente de factures sont visibles rapidement dans GestImmo. Si un prestataire tarde à facturer, cela ne passe plus inaperçu et une relance devient possible.

avant / après

Ce que l'option Devis & Travaux change au quotidien

Sans l'option Devis & Travaux

Demandes de travaux passées par téléphone, sans trace écrite
Devis reçus par email, rangés ou perdus dans la boîte mail
Factures reçues sans savoir qui avait commandé le travail ni pour quel montant
Aucun historique des échanges avec les prestataires
En cas d'absence, le contexte est perdu et le travail bloqué
Impossible de savoir qui a validé quoi et quand
Aucune visibilité sur les factures déjà reçues ou non

Avec l'option Devis & Travaux

Chaque demande de travaux créée, archivée et liée à un bâtiment et une installation précise
Devis centralisé dans la plateforme, accessible par tous les collaborateurs
Le devis, le travail effectué et la facture sont au même endroit
Historique complet des échanges avec chaque prestataire
En cas d'absence, n'importe quel collaborateur reprend le dossier sans briefing
Qui a créé la demande, qui a validé le devis et quand
Suivi des factures reçues et identification des factures en attente

un exemple concret

Renégocier un contrat grâce à l'historique

En centralisant l’historique complet des devis et interventions par prestataire, le responsable des bâtiments a pu identifier des contrats de maintenance qui n’étaient pas exécutés correctement.

Résultat

Grâce aux données centralisées dans GestImmo, certains contrats ont été résiliés ou renégociés. Sans traçabilité, ces contrats auraient continué à être payés sans que personne ne s’en aperçoive. La commune a ainsi pu optimiser ses dépenses de maintenance sur la base de faits documentés, et non sur des impressions ou des souvenirs.

adoption externe

Et côté prestataires ?

C’est souvent la première question : « est-ce que mes entreprises vont accepter de changer leurs habitudes ? »

Dans la plupart des cas, cela ne pose pas de problème car les prestataires n’ont pas besoin de compte GestImmo. Ils accèdent à la demande via un lien dédié et remplissent leur devis directement dans la plateforme, en quelques minutes, depuis leur téléphone ou leur ordinateur.

Pour les fournisseurs historiques qui préfèrent continuer à travailler comme avant, la commune peut saisir les données à leur place dans GestImmo : le suivi et l’historique sont ainsi préservés pour tous les prestataires, sans exception.
Lors de la formation initiale sur cette option, il est proposé à la commune de rédiger un courrier à destination de ses prestataires pour les informer du nouveau mode de fonctionnement, afin d’éviter les surprises et les interrogations.

« Il a été utilisé tout de suite et dans l’ensemble est bien apprécié des entreprises. Quelques récalcitrants existent, mais nous leur faisons gentiment comprendre que s’ils ne souhaitent pas passer par ce biais , les demandes deviendraient inexistantes. »

Responsable des bâtiments — Commune du district d’Aigle, 5’000 à 10’000 habitants